Als manager, ondernemer en als medewerker die het verschil wilt maken ben je continue bezig met zoveel mogelijk waarde toevoegen. En omdat tijd kostbaar is wil je zoveel mogelijk doen op het juiste moment, en alleen die taken uitvoeren die hieraan bijdragen. Maar hoe doe je dat dan? Er zijn hier heel veel modellen en werkwijzen voor, waarover ik later zeker meer ga vertellen, maar degene die ik vandaag wil toelichten is de impactanalyse.
Een impactanalyse doe je op het moment dat je een verandering wilt doorvoeren. Dit kan groot zijn (een nieuwe afdeling opzetten of een nieuw product of werkwijze uitrollen), en klein zoals je eigen lijst met openstaande punten prioriteren. In het voorbeeld werk ik hem uit langs de lijn van teamdoelen en tijd.
Wanneer je als teamleider een doel krijgt van je manager, moet je niet alleen nadenken over hoe je dit doel bereikt, maar ook over de gevolgen van de acties die je onderneemt. Een impactanalyse helpt je om systematisch te bepalen welke taken en activiteiten nodig zijn en welke effecten deze hebben op processen, middelen en medewerkers. Dit zorgt ervoor dat je gefocust blijft op de belangrijkste taken en activiteiten en je voorkomt onverwachte obstakels.
Hoe gebruik je de impact analyse?
Het model is geweldig in zijn eenvoud. Pak een groot stuk papier en teken daarop een kruis, schrijf op de horizontale as Impact en op de verticale " effort/tijd"(of download het model hieronder en print deze uit). Daarna kun je aan de slag met het vullen van de analyse.
Stap 1: Het doel vertalen naar taken en activiteiten Begin met het formuleren van je doelstelling. Doe dit zo concreet mogelijk. Een doel kan zijn dat je de klanttevredenheid met 15% moet verbeteren in de komende zes maanden. Schrijf dit bovenaan je blad.
Daarna moet dit doel worden omgezet in specifieke taken, bijvoorbeeld:
- het verbeteren van de klantenservice;
- het optimaliseren van de interne processen;
- het implementeren van een feedback systeem;
- en het analyseren van de meest genoemde klachten.
Stap 2: Uitschrijven activiteiten
Schrijf al deze taken op post-its en verdeel ze over de impactanalyse. Stel jezelf bij iedere taak de volgende vragen:
-
Welke processen worden beïnvloed? Heeft de taak invloed op bestaande workflows en processen?
-
Welke teams en medewerkers worden geraakt? Moeten er extra trainingen of resources komen?
-
Welke systemen of technologieën zijn betrokken? Is er bijvoorbeeld een aanpassing nodig in een CRM-systeem?
-
Wat zijn de risico’s? Welke mogelijke problemen kunnen ontstaan en hoe kunnen deze worden opgelost of beheerst?
Door per taak de impact te bepalen, krijg je inzicht in welke activiteiten de meeste aandacht nodig hebben en waar je risico’s kunt minimaliseren.
Stap 3: Prioriteren en actieplannen opstellen Niet elke taak is even belangrijk. Gebruik de impactanalyse om taken te prioriteren en bepaal welke acties direct opgepakt moeten worden en hoeveel tijd ze kosten.
Dit kan door:
-
Taken met een hoge impact die weinig tijd kosten direct op te pakken.
- Taken met een hoge impact die veel tijd kosten goed te plannen en voor te bereiden.
-
Taken met een lage impact die weinig tijd kosten, op te pakken als je tijd over hebt
-
Taken met een lage impact die veel tijd kosten, te heroverwegen of te schrappen.
Door deze aanpak wordt het eenvoudiger om focus te houden op de activiteiten die het meeste bijdragen aan het einddoel, en laat je je minder snel afleiding door bijzaken.
Stap 4: Evalueren en bijsturen Een impactanalyse is geen eenmalige oefening. Door tijdens de uitvoering van de taken regelmatig terug te kijken naar de analyse, kun je bijsturen waar nodig. Houd bij welke taken meer of minder impact hebben dan verwacht en pas de planning daarop aan. Regelmatig evalueren helpt je om het team effectief te sturen en de kans op succes te vergroten.
Conclusie Een impactanalyse helpt je om openstaande taken te organiseren, en hun invloed op het team en de organisatie te begrijpen. Door deze gestructureerde aanpak te gebruiken, kun je effectiever werken aan het behalen van je teamdoel en minimaliseer je onverwachte obstakels. Het koppelen van openstaande punten aan een impactanalyse zorgt voor meer richting en meer rust in je team.
Gebruik jij de impact analyse al op deze manier? Of zet jij hem anders in? Laat het weten in de comments!
Reactie plaatsen
Reacties